Papierloses Büro - eure Ansätze?

[andreg]

Hallo,

ich denke seit einigen Wochen immer wieder darüber nach, wie ich meine ganzen "Papierflut" vernünftig digitalisiere und mir ein digitales, papierloses Büro ermögliche.
Aber gerade bei dem Punkt "Softwarelösung" erscheinen mir die üblichen DMS "zu groß" für einen einfachen Kleinunternehmer/Selbstständigen.

Was ist da euer Ansatz bzw. eure Ideen?

VG
André

[Timon.Schroeter]

Hallo Andre,

ich verwende Google Docs für meine eigenen Mitschriften und Dropbox für Dokumente, die aus dem Scanner, Openoffce oder per E-Mail zu mir kommen.

Beide sind kostenlos und einfach super:

• http://www.dropbox.com/
  
• http://docs.google.com/

Da ich auch als Web-Entwickler arbeite, verwende eich natürlich noch verschiedene Source Code Repositories, über die ich bei Bedarf auch was schreiben kann. Aber für normalen Bürokram sind die beiden o.g. schon perfekt.

Was für eine Art Unternehmen hast Du?

Freudige Grüße!

Timon

[andreg]

Hallo,

also bei mir geht es tatsächlich nur um den alltäglichen Kram (Rechnungen, Angebote, ...), die ich nicht länger in etlichen Ordnern lagern möchte.

Google & Co sind nett - ich habe da auch schon oft drüber nachgedacht - aber mir gefällt der Gedanke einfach nicht, dass ich da die Kontrolle aus der Hand gebe. Daher suche ich explizit nach Möglichkeiten, wie ich selbst etwas hosten bzw. nutzen kann, ohne einen Cloud-Anbieter.

VG & Danke
André

[Timon.Schroeter]

Spannend, ich bin genau den umgekehrten Weg gegangen. Früher habe ich selbst gehostet, später dann den Weg in die Cloud gemacht. Ich vertraue einfach drauf, dass es insbesondere für Dropbox zum größten Eigeninteresse gehört, die Daten Ihrer Kunden integer und geheim zu halten.

Zu den Zeiten, als ich mein Dokumenten und Wissens-Management selbst gehostet hab', war das JSPWiki mein Werkzeug der Wahl: http://www.jspwiki.org/ Hatte mir ein eigenes Template gestrickt, dass Attachments oben anzeigt und dadurch noch praktischer ist für Dokumenten Management.

Willst Du einfach ein Verzeichnis auf einem Server, wo Du Deine Daten speichern kannst?
Oder willt Du es komplexer haben, also z.B. aktiv strukturieren können, Metadaten, Beschreibungen, Tags etc?

[Bella]

scheitert Dein Traum nicht daran, dass man Rechnungen trotzdem lagern sollte, ich mein ja nur wegen dem Finanzamt?

du kannst dir ja mal Cuecards angucken. Da konnte man auch immer noch Verknüpfungen (z.B. die gescannte Rechnung) mit Anhängen.
http://www.mhst.net/cuecards/
die ältere Version ist Freeware ansonsten gibt es auch eine 30 Tage Testversion


ich träum ja noch viel mehr von einem kabellosen Büro :-)
Das viele Papier um mich herum lässt mich ja wenigstens hoffen auf einen plötzlichen Wintereinbruch vorbereitet zu sein, wenn der hier auf der Insel auch nicht so wahrscheinlich ist.

[andreg]

Hmm...
auch sehr interessante Links, danke.
Ich hatte vor ein paar Wochen mal Agorum Core ( http://de.wikipedia.org/wiki/Agorum_core ) gefunden.
Das ganze ist schon im etwa, was ich suche - nur irgendwie "oversized".
Ich will ja eigentlich nicht die ganze Zeit einen Server zu Hause am Laufen haben . was sind das wieder für Kosten. ;-)

Optimalerweise habe ich also das ganze auf meinem lokalem PC auf Laufen, kann aber einfach auch Backups woanders hin ziehn (z.B. auf meine Server).

@Bella:
Das mit dem FA stimmt schon, allerdings genügt es für die ja, wenn ich meine Papiere nach Jahr sortiert abhefte. Alles weitere müssen die dann selbst sehen.
Für mich ist es aber viel sinnvoller, wenn ich die Rechnungen (etc.) sortiert nach Datum, Mandant, Tags, ... am PC habe und dort ggf. auch die Dokumente durchsuchen kann.

Ich möchte ja meine Arbeit dadurch vereinfachen statt zu verkomplizieren. ;-)
Übrigens:
Aktuell bekomme ich etwa 3/4 der Rechnungen/ des Schriftverkehrs nur in digitaler Form. Lediglich einige Urgesteine wie Bank, Versicherungen, etc. beharren auf der Papierform.

VG
André

[hertti]

Gänzlich papierlos halte ich eigentlich für nicht zu bewerkstelligen. Insgesamt kann man natürlich immer Speichermedien aller Art nutzen um die Daten anders aufzubewahren. Aber gerade der Bereich Rechnungen und Belege ist ja kaum papierlos zu erledigen.