Organisation von täglichen Officearbeiten

[jawa]

Hallo allerseits,
also ich bin selbstständiger Webdesigner im Ausland und habe seit etwa 6 Monaten hier ein eigenes Büro. Wir sind aktuell zu zweit und erledigen die folgenden Dienste: Webdesign (kleine bis mittlere Webseiten), Grafikdesign (Visitenkarten, Flyer, Poster, etc.) und Druck der erstellen Grafiken, Logodesign, Facebookseiten (Nur Design und beratende Funktion, kein wirkliches Social Media Marketing) und lokale Suchmaschinenoptimierung. Im Grunde genommen sind wir nur so breit gefächert weil wir aktuell noch mit weiteren Freelancern oder Partnerfirmen zusammen arbeiten und auch so bald wie möglich weitere Leute für bestimmte Spezialgebiete anstellen möchten. Außerdem stimmt unsere Qualität im Vergleich mit der Konkurrenz trotzdem obwohl wir uns aktuell noch nicht so richtig spezialisiert haben.

Da ich kaum Erfahrung mit solchen täglichen Büroarbeiten, Kommunikation und Verwaltung habe wollte ich einfach mal fragen wie ihr alltägliche Aufgaben angeht.

Beispielsweise wie organisiert ihr eingehende Emails. Wie macht ihr eure Todo-Liste ohne das irgendwas durchrutscht? (Beispielsweise Kostenvoranschläge, bestimmte Emails zu beantworten, irgendwelche kleinen Änderungen etc.)

Wie geht man die Kundenkommunikation am besten an? Da ich selbst meistens nicht ans Telefon gehe sondern meine Partnerin das ganze macht, hat sie natürlich dem entsprechend weniger Knowhow als ich. Ich habe jetzt n Dokument angelegt in der je nach dem nach was der Kunde fragt bestimmte Fragen (Details zur Webseite, Details zur Firma, etc.) bzw. nächste Schritte stehen (Termin ausmachen, Email mit Kostenvoranschlag schicken, auf Email mit mehr Informationen warten, etc.) damit sie ungefähr weiß welche Informationen wir unbedingt benötigen um Angebote schreiben zu können und den Kunden auch informieren kann was als nächstes ansteht. (Natürlich kommt das ganze mit der Zeit sowieso aber so richtig sind wir halt noch nicht 100% in den Abläufen drin). Es geht quasi darum wie man Mitarbeiter für den Vertrieb ausbildet..

Wie macht ihr das mit der Email Kommunikation. Meistens sind die Emails ja sehr ähnlich, zum Beispiel Fragenkatalog zur Webseite, Informationen über die Qualität und Anforderungen ans Logodesign usw.

Habt ihr ne Kundendatenbank? Wie organisiert ihr diese? Ist es okay vorhandenen Kunden (selbst wenn sie nur einmal ein paar Visitenkarten bei uns gedruckt haben) an ihre Emailadresse Newsletter zu schicken? (Ist hier gang und gebe, als deutscher find ich das aber ganz schön dreist)

Hmm was fällt mir noch so ein. Im Grunde genommen sind das aktuelle Fragen, vielleicht habt ihr ja sonst noch ein paar Tips.

Liebe Grüße

[Texterela]

Also Büro und Verwaltung solltest du dir schon straff organisieren, denn da kann man viel Zeit mit verschwenden. Ich zum Beispiel habe meinen Tagesablauf ungefähr so:

Zuerst einmal:
E-Mails checken und beantworten, Arbeitsplan für den Tag aufstellen:
Wichtiges kommt nach vorne, weniger wichtiges nach hinten. Verzögert sich meine Arbeit dann oder ich kann hitzebedingt (etc.) nichts mehr machen, fällt nichts wichtiges weg.
Tagsüber:
Arbeiten
Nach der Arbeit:
Buchhaltung: Rechnungen aktualisieren und ggf. verschicken, Geldeingang überprüfen und notieren, ggf. Mahnungen schreiben (ich führe eine Excel-Tabelle mit allen Rechnungen und markier mir, ob die offen oder erledigt sind

Einmal im Monat am Wochenende ist dann ein Tag für die Umsatzsteueranmeldung und die Begleichung von Rechnungen gebucht.

E-Mails sortiere ich sobald sie erledigt sind in Ordner ein, die nach meinen Kunden benannt sind. Alles, was im Posteingang liegt, muss also noch in irgendeiner Form bearbeitet werden. Ich räume morgens einmal auf und versuche dann, bis zum Arbeitsende möglichst viel bearbeitet zu haben. Bereite ruhig einen Fragenkatalog für E-Mails vor, vor dem Versenden solltet ihr aber immer noch mal drüber gucken und die Fragen streichen, die zum aktuellen Fall nicht passen. Das wirkt sonst schnell unpersönlich, als hättet ihr euch keine Mühe gegeben.

Deine Ansätze für den Vertrieb finde ich schon ganz gut. Letzten Endes hilft aber nur eins wirklich: Deine Partnerin muss eure Produkte kennen, und zwar nicht nur, was es ist, sondern auch wie man es macht, wie viel Zeit das braucht, worauf man achten muss. Ohne praktisches Wissen wird es schwer, hier gute Kostenvoranschläge zu erstellen oder verbindliche Termine zu machen. Wann immer sie nichts zu tun hat sollte sie sich also selbst an den PC setzen und zusehen oder selber was machen. Mein Vater ist Vertriebsleiter in einer Conveniencefirma und der hat alle Waren im Angebot selber durchprobiert. Nur so kann er überzeugende Aussagen zu Qualität, Geschmack und Nutzen machen.

Wenn deine Kunden nicht offiziell einem Newsletter zugestimmt haben, solltest du das tunlichst lassen. Es versenden zwar viele unaufgefordert Mails, aber 1. ist das in Deutschland ohne Einwilligung verboten und kann teuer werden, denn 2. bist du ermittelbar (im Gegensatz zu den ganzen Russenfirmen) und 3. fände ich das verdammt unseriös, deine Kunden mit sowas unerwünscht zu belästigen. Besser ist also, du  holst dir irgendwo mit einem Häkchen oder so die Erlaubnis ein.

[mgrie]

Tagsüber:
Arbeiten
Nach der Arbeit:
Buchhaltung: Rechnungen aktualisieren und ggf. verschicken, Geldeingang überprüfen und notieren, ggf. Mahnungen schreiben (ich führe eine Excel-Tabelle mit allen Rechnungen und markier mir, ob die offen oder erledigt sind

Buchhaltung gehört bei mir zur Arbeit dazu 

Ansonten halte ich es auch so.

[Texterela]

Naja, ja tut es.. aber es ist eben nicht mein Haupt-Tätigkeitsfeld, bis es groß genug geworden ist um es outzusourcen ^^

[jawa]

Die Steuer ist zum Glück outgesourcet

Ansonsten ist das mit dem Vertrieb wirklich so eine Sache. Ich plane ja im Grunde genommen auch damit noch weitere Mitarbeiter einzustellen. (Beispielsweise falls wir mal gerade nicht zur Stelle sind). Aber die haben natürlich anfangs keine Ahnung von dem was wir eigentlich machen. Genau so wie meine Partnerin, nach und nach bekommt sie zwar einen Überblick und wir haben nun auch mehr oder weniger versucht Pakete festzulegen damit nicht nur Sie sondern auch die Kunden einen ungefähren Preisüberblick bekommen, aber sobald es um irgendetwas spezielles geht muss ich mich leider wieder drum kümmern.

Ich hab jetzt erstmal bei Google Mail verschiedene Labels gemacht und die Emails geordnet (Knapp 300 in 5 Monaten, das hält sich ja noch in Grenzen, obwohl es wahrscheinlich mehr sind weil Google das ganze ja immer in "Konversationen" zusammenfasst). Vorallem hab ich jetzt n Label gemacht was heißt "Offen", also alle Emailkonversationen die noch offen sind bzw. irgendeinen weiteren Schritt benötigen (Kostenvoranschlag, Dateien schicken, usw.)

Habt ihr irgendwo ne Idee wo ich Infos finden kann wie man Leute für den Vertrieb am besten ausbildet?

Auf jedenfall schon mal besten Dank für die Tipps. Ich hab auch gemerkt das vorallem die alltäglichen und kleinen aufgaben wirkliche organisation benötigen weil sie sonst einfach zu zu großen zeitfressern werden.

[Texterela]

Naja du solltest natürlich Vertriebler bevorzugen, die auch in deiner Branche Erfahrung haben. Deshalb haben die in der Regel so ein strenges Wettbewerbsverbot bei Kündigungen, weil sie nur bei der Konkurrenz arbeiten können. Ein Lebensmittelvertriebler wird - so gut er ist - kaum Grund und Boden im Telekomvertrieb finden.

Findest du Leute mit Erfahrung, müssen die deine betriebsspezifischen Eigenheiten zwar trotzdem noch kennen lernen, sie kennen die Grundmaterie aber schon.

Ansonsten musst du sie nach und nach einlernen, das ist natürlich auch zeitintensiv. Sie sollten erst einmal kennen lernen, welche Produkte welchen Preis haben - notfalls gemeinsam mit nem Lexikon in dem sie nachschlagen können, was was ist. Als ich noch ein Azubi war habe ich in meiner Abteilung mal eine 30 Seiten lange Dokumentation erstellt, welche Produkte wir verkaufen, was genau sich dahinter verbirgt und wie der Verkauf abläuft. Da musst du nur immer drauf achten, dass die auch aktuell ist.

Wenn du mehrere Vertriebler einstellen willst, dann lohnt es sich, die Sache aufzuteilen. Dass sich zum Beispiel einer um den Kundenkontakt kümmert, einer darum, dass die Aufgaben bei den "Umsetzern" ankommen und fristgerecht erledigt werden, einen für Werbung, etc. Grundsätzlich sollte jeder Vertriebler jeden Vertriebsbereich von euch kennen, falls mal wer ausfällt. Aber das, was er unbedingt am Anfang können muss, ist dann etwas weniger, als wenn er alles können muss.

Wenn ich jetzt mal fünf Minuten durch Google stöber, finde ich für Vertriebler folgende Aufgaben (unsortiert):

Marktanalyse:
Wie sind die Stärken und Schwächen, Risiken und Chancen des Unternehmens?
Was sind die Verkaufsziele? (Zahlen, Daten, Verbesserungen)
Mit welcher Strategie soll verkauft werden?
Werbebudget festlegen
Umsetzung und Kontrolle der einzelnen Maßnahmen

Zufriedenheitskontrolle (zufriedene Kunden kommen wieder)
Kommunikation
Eigenständigkeit der Vertriebler
etc.

Beratung:
Am Telefon, Mail, vor Ort?

Wenn keine eigene Abteilung:
Beschwerdemanagement

Marketing:
Werbemaßnahmen
Kontakt zu Kunden aufnehmen
Angebote erstellen
Terminvereinbarun

Auftragsbearbeitung:
Umsetzung des Auftrags überwachen
Qualitätskontrolle
Kostenkontrolle
Koordinierung der einzelnen Auftragsteile
ggf. Einweisung des Kunden in sein Produkt
Kunden in der Nachphase weiter betreuen (Zufriedenheit, neue Projekte, ...)

[t.jackel]

Hi,

ich gebe alles operative an externe Dienstleister oder unsere studentische Mitarbeiterin ab, was ich nicht unbedingt selbst machen muss.

Zu den Dingen die wir outsourcen gehören:

- Standard Emails (die meisten Anfragen sind super repetitiv. Hier habe ich für meine virtuelle persönliche Assistentin Textbausteine vorbereitet, mit denen sie auf die Standard Kundenanfragen antworten kann. Nach einer Weile lernt ja auch jeder, was eine angemessene Antwort ist)
- Buchhaltung (an die studentische MA. Sie bereit Eingangs und Ausgangsbelege mit Rechnungsbuch für die Steuerberater vor, Rechnungskorrekturen, Stornierungen etc., die eigentlichen Abschlüsse machen dann die Steuerberater, Zahlungserinnerungen und Mahnungen macht auch die studentische MA)
- Als CMS nutzen wir Sugar, wo vieles automatisiert ist, z.bsp. der Rechnungsversand

Ich glaube, dass sich bei den meisten Geschäftsmodellen viele Prozesse automatisieren lassen, so dass sich die To Do automatisch mehr als halbiert und man mehr Zeit hat sich auf Freunde, Familie oder eben auch die wichtigen Dinge im Joballtag zu kontrollieren.

Grüße

[jawa]

hey schonmal danke für die beiden weiteren antworten.

Deine Vertriebliste ist ja ziemlich umfangreich. Vorallem was Marketing und Marktanalyse angeht möchte ich das ganze Thema noch nicht abgeben. Mir geht es im grunde genommen auch eher um den ansatz aushilfskräfte für bestimmte wiederkehrende Aufgaben anzulernen. Vorallem die Emails rauben uns aktuell zu viel produktive Zeit (und das obwohl sich die ersten zwei drei emails wirklich andauernd wiederholen). Auch wäre es optimal wenn ich für das tagesgeschäft jemanden hätte der die kundenerstberatung machen kann (vollkommen schnuppe ob jetzt per mail, telefon oder im büro. Im Grunde genommen wollen wir aber eh eher in Zukunft mehr national agieren als lokal, also eher Telefon und Emailberatung).

Naja wie auch immer das Thema Vertrieb ist aber eigentlich schon fast zu umfangreich für dieses Thema, vorallem weil ich mich da auch einfach selbst noch nicht richtig informiert habe.

Ich werde mal schauen das ich mir in den nächsten Tagen zumindest ein paar Email Vorlagen vorbereite und vielleicht die oft wiederkehrenden Kostenvoranschläge soweit in Office vorbereite das man nur noch Datum und Name ändern muss.

[Stefanie]

Hallo!
am Anfang meiner Selbstständigkeit (EPU) hab ich auch eher uneffektiv gearbeitet und mich manchmal in (zeitintensiven) Einzelheiten verloren. Daraufhin hab ich mich ein bissl mit Zeitmanagement befasst und die Instrumente helfen wirklich!! (Aufgaben von A-D nach Dringlichkeit einteilen (nach Roosevelt), pro Woche einen Zeitplan verfassen und jeden Abend noch einmal 5 min. den nächsten Tag planen). Man muss halt konsequent sein.
EMail verkehr bearbeite ich in der Früh, danach widme ich mich der produktiven Arbeit (dem Schreiben) und schalte ALLES ab. Nach dem die KOnzentration nachlässt kümmer ich mich um die Emails und entgangenen Anrufe.

Um die BackOffice Tätigkeiten abzuhandeln (Rechnungen schreiben, etc) verwende ich eine online Software (www.epunet.com), da spar ich mir auch viel Zeit (v.a. weil ich die Geschäfte auch von unterwegs aus erledigen kann)

Hoff das hat dir vlt etwas weitergeholfen
GLG Stefi

[Stefanie]

ups ich meine das Eisenhower Prinzip (nicht Roosevelt)

[hertti]

Hi,

ich bin seit kurzem in einem neuen Büro. Und dort habe ich wirklich alle Störfaktoren ausgeschaltet und kann mich rein auf die operative Tätigkeit konzentrieren. Das Übrige erledige ich dann ganz gezielt von zuhause aus (Emails lesen natürlich ausgenommen). Für mich klappt das so ganz gut, auch wenn ich keine Zeitersparnis spüre 

[Offic67]

Hallo,
ich habe mit großem Interesse heute Eure Unterhaltung gelesen...also, ich biete Bürodienstleistungen an und kann Euch gern unterstützen...Interesse?